|
|
|
Все начальники делают это
Какие мысли и ассоциации возникают у вас, когда вы слышите слово "совещание"? Этот вопрос я задала участникам различных тренингов. И была несколько шокирована реакцией собеседников.
|
|
|
Одни говорили: "А что-нибудь поприятнее нельзя было спросить?", другие: "Ну, это как в институте - безнадежная борьба со сном". Одна участница даже сказала: "Я совещаний как огня боюсь. На меня директор один раз так орал… При всех - представляете? Я теперь как мышка сижу".
Удивительно - ни в одном высказывании не прозвучало слов "необходимо", "полезно", "интересно". И даже те, кто эти совещания проводят, как правило, относятся к ним без восторга. Часто воспринимают как скучную необходимость. Иногда - испытывают более сильные эмоции. "Объяснять очевидные вещи - у меня терпения не хватает. Тупые все," - это ответ коммерческого директора крупной компании на вопрос, почему он не любит проводить совещания.
Есть вещи, которым не нужно учиться
Например - воспитание детей и управление государством. Любой пенсионер с удовольствием расскажет, почему молодежь так возмутительно себя ведет и почему в стране все так плохо. По неизвестной мне причине в список "вещей, которым не нужно учиться", попадает и навык проведения совещаний.
Любой сотрудник компании, как только его назначают на руководящую должность, начинает проводить совещания. Это ведь его обязанность. И предыдущий начальник тоже проводил.
Только вот участникам скучно, руководитель злится, теряется время, отведенное на другую работу…
Вспоминается диалог из телевизионной рекламы:
- Не люблю кошек.
- Ты просто не умеешь их готовить…
Может быть, если наши совещания скучны и неэффективны, мы просто не умеем их готовить?
Начнем издалека
Пожалуй, с понимания того, что совещание - это не просто "собрались-поговорили". Это полноценный процесс бизнес-коммуникации, когда есть возможность сообщить информацию определенному кругу людей и получить "обратную связь" - то есть узнать, что они об этом думают.
Именно поэтому подготовка совещания начинается с определения цели.
Как здорово, что все мы здесь…
Только зачем мы собрались и какого результата ждем? Чтобы это понять, нужно учитывать, что существует несколько видов совещаний. И, готовясь к проведению или участию, нужно точно сформулировать "в каком жанре" планируется мероприятие.
Одна из распространенных форм - информационное совещание. Его цель - сообщить участникам некую информацию. Она может касаться положения дел в компании на данный момент (например, этот месяц отработан "в ноль", убытков, правда, не было, но и прибыли никакой). Или: "В компании произошли кадровые изменения. Петров больше не возглавляет отдел логистики. Если у сотрудников есть предложения по кандидатурам, они принимаются отделом персонала в течение этой недели".
Ведущий такого совещания сознательно ограничивает процесс коммуникации, делает ее односторонней, а сидящих перед ним людей - лишь "приемниками информации".
Когда подобный стиль может оказаться целесообразным? Обычно в двух случаях.
Вариант первый. Информация, которая сообщается участникам, носит особо важный, стратегический характер. Настолько важный, что обсуждение ее на данном уровне организационной структуры не предполагается.
Например, для данной фирмы бесприбыльная работа означает, что многие подходы компании к бизнесу будут изменены. И над тем, как именно их изменить, будет работать высший менеджмент. В этой ситуации полезно начать готовить сотрудников к переменам. В том числе и сообщая им, что в последний месяц работа была бесприбыльной.
Вариант второй. Сообщаемая информация никак не касается сотрудников, хотя, для поддержания общего информационного поля, они должны об этом знать. К примеру, совещание проводится среди сотрудников бухгалтерии и смена руководства в подразделении логистики имеет к ним очень косвенное отношение.
Нетрудно догадаться об основном недостатке данного вида совещания. Все, что участники не могли высказать на совещании, они выскажут после него. Сделают выводы, построят предположения, додумают те детали, которые не прозвучали.
Но. Мы сэкономили время и не стали обсуждать то, что обсуждению на данном этапе не подлежало. Поэтому информационные совещания, несомненно, нужно и можно проводить. Они дадут еще лучший результат, если мы научимся комбинировать их с другими формами.
Ольга Осипова, бизнес-тренер, психолог
|
|
|
|
